Gérer ses impressions et ses documents… ?
Gérer ses impressions et ses documents est une notion relativement nouvelle au sein des entreprises, et pourtant, celles qui en ont commencé le processus comprennent ses avantages et la nécessité de le poursuivre.
Gérer ses impressions c’est d’abord les connaître : connaître ses besoins, ses objectifs, l’état de l’équipement qui les soutient, les processus documentaires qui s’y rattachent. Ensuite, c’est les contrôler : mettre en place les méthodes, les bonnes pratiques, le bon équipement, le bon contrôle pour assurer l’atteinte des objectifs d’entreprise et conduire le changement.
Pour mieux comprendre, lisez nos fiches pratiques et le fait vécu de Transport Levasse.
Fiches pratiques
Pour vous aider à réaliser des économies directes, respecter l’environnement, gagner du temps et soutenir vos processus, Burocom a conçu des guides pratiques à télécharger et utiliser dès aujourd’hui.
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- Diminuez l’utilisation de papier en suivant les étapes du guide « Imprimer pour l’environnement »
Un fait vécu
La démarche de gestion d’impressions et de documents chez Transport Levasse a engendré des impacts positifs dans l’ensemble de son entreprise : réalisation d’économies, diminution du délai de paiement des ses clients et satisfaction de ses employés.
La transition documentaire de Transport Levasse
Transport Levasse est une compagnie de transport faisant de la satisfaction de ses clients une priorité même lorsqu’ils exigent l’impossible. Souhaitant diminuer l’utilisation excessive de papier induite par ses opérations, Transport Levasse a fait appel à l’expertise en gestion d’impressions et de documents de Burocom pour l’aider à agir sur ses impressions de bureau.
L’analyse a révélé le besoin d’ajuster les méthodes de gestion des impressions et ciblé les documents critiques. La solution impliquait un ajustement important dans la façon de travailler, notamment la numérisation de ces documents auparavant imprimés et la mise en place d’une classification normalisée sur le serveur. Pour ce faire, la solution a nécessité :
- L’intégration d’une imprimante pré Lexmark XS654dte, sélectionnée pour sa capacité à numériser les documents recto verso ;
- L’adoption d’un logiciel de recherche documentaire à reconnaissance de caractères, permettant de retrouver les documents par leur contenu ;
- L’implantation complète de la solution avec la configuration de raccourcis d’impressions sur chaque poste de travail ;
- La formation des usagers sur l’appareil et le logiciel ;
- La conception, l’utilisation et la formalisation d’un système de classification des documents sur le serveur.
« Grâce à la nouvelle méthode qui a ramené de 6 imprimantes en un seul MFP l’ensemble de nos impressions et documents, nous avons réalisé d’importantes économies et considérablement réduit notre utilisation de papier. Nous avons notamment supprimé toute impression de facture et de fax aussi bien à la réception qu’à l’envoi. La facturation électronique a également eu comme conséquence de réduire le délai de paiement de nos clients, nos factures étant directement transmises au traitement des comptes payables. En plus, ces changements ont instauré un climat motivant pour les employés, satisfaits des améliorations de nos pratiques d’impression. »
« Étant déjà vendu à l`idée d`aller vers la numérisation et de se doter d’un outil de gestion bureautique efficace, j`ai choisi Burocom et son approche client pour nous accompagner dans le processus d`adaptation à de nouvelles méthodes de travail dans nos entreprises. Après 2 mois de rodage, je peux affirmer que nous avons eu un appui inconditionnel de la part des gens chez Burocom. De la formation jusqu’au service à la clientèle, ils ont été à notre écoute et ouverts à nos besoins et à nos problèmes - car ces changements ne se font pas sans quelques pépins en cours de route. Félicitations à toute l`équipe, gardez votre approche client, elle est la clef du succès. »
Alain Levasseur, Président
Groupe Levasse
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